Privacy statement

Stichting Rijpickerwaard, gevestigd aan Oude Utrechtseweg 1 3402 ST IJsselstein, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

Contactgegevens:
Stichting Rijpickerwaard, Oude Utrechtseweg , 3402 ST IJsselstein Tel.: +31 306888150, E-mail: info@rijpickerwaard.nl Michiel van Loef is de functionaris Gegevensbescherming van Stichting Rijpickerwaard en te bereiken via michielvanloef@caiway.net 

Persoonsgegevens die wij verwerken
Stichting Rijpickerwaard verwerkt uw persoonsgegevens doordat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze zelf aan ons verstrekt. Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:
– Voor- en achternaam
– Adresgegevens
– Telefoonnummer
– E-mailadres

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken
Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar. Tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als u er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via info@rijpickerwaard.nl, dan verwijderen wij deze informatie.

Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken
Stichting Rijpickerwaard verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:
– Het afhandelen van uw betaling
– Verzenden van onze nieuwsbrief en/of reclamefolder
– U te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren

Geautomatiseerde besluitvorming
Stichting Rijpickerwaard neemt [wel / niet] op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van Stichting Rijpickerwaard) tussen zit. Stichting Rijpickerwaard gebruikt de volgende computerprogramma’s of -systemen: ( zie bijgevoegd privacy protocol)

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren
Stichting Rijpickerwaard bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Zie bijgevoegd privacy protocol.

Delen van persoonsgegevens met derden
Stichting Rijpickerwaard verstrekt uitsluitend aan derden en alleen als dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken
Stichting Rijpickerwaard gebruikt geen cookies of vergelijkbare technieken.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Stichting Rijpickerwaard en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u beschikken in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen. U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar info@rijpickerwaard.nl. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek. Stichting Rijpickerwaard wil u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen
Stichting Rijpickerwaard neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met onze klantenservice of via info@rijpickerwaard.nl

Privacy Protocol

Dit document geeft aan op welke wijze Stichting Rijpickerwaard te IJsselstein omgaat met gegevens van personen en wie verantwoordelijk zijn voor de omgang met deze gegevens in het kader van de wetgeving Algemene Wet Gegevensbescherming van 25 mei 2018.

Dit document is als volgt opgebouwd:
1. Algemeen
2. Digitale gegevens
3. Hard copy gegevens
4. Bijlagen

1. Algemeen
Stichting Rijpickerwaard beschikt over twee soorten gegevens. Digitale gegevens en hard copy gegevens.
De digitale structuur bestaat uit twee gekoppelde computers. Deze computers zijn beveiligd met een wachtwoord dat regelmatig gewijzigd wordt. Alleen vaste medewerkers hebben toegang tot de digitale gegevens. In het systeem zit een Excel spreadsheet met gegevens over medewerkers, vrijwillig medewerkers, bestuursleden en bewoners. Medewerkers met toegang tot de twee digitale systemen hebben een document ondertekend, waar in vermeld staat hoe zij met deze gegevens om moeten gaan en deze niet voor derden (onbevoegden) ter beschikking mogen stellen (zie bijlage).
De hard copy gegevens zitten in een afsluitbaar archief.

2. Digitale gegevens
Digitale gegevens worden verwerkt in het Dipo systeem. Dit systeem bevat drie soorten hoofdstukken.
– Pensionklanten
– Donateurs
– Adoptanten

– Pensionklanten
Dit zijn gegevens van klanten die hun huisdier in pension hebben gegeven gedurende een bepaalde tijd. De gegevens die in Dipo worden bewaard zijn:
– Naam
– Adres
– Postcode woonplaats
– Telefoonnummer
– Email adres
– Dierenartspraktijk
– Gegevens van het huisdier
– Data wanneer het huisdier in het pension verblijft
Het doel van het verzamelen van deze gegevens is om genoteerd te hebben welk huisdier hoort bij welke eigenaar en hoe deze te bereiken is bij calamiteiten. Daarnaast bevat het gegevens van het huisdier met oog op verzorging, planning voor het pension en facturering (zie bijlage).

– Donateurs
Dit zijn gegevens van mensen die ons regelmatig financieel ondersteunen. De gegevens die in Dipo worden bewaard zijn:
– Naam
– Adres
– Postcode en woonplaats
Het doel van deze gegevens is het jaarlijks informeren via een nieuwsbrief wat er met de bijdrage is gedaan (zie bijlage).

– Adoptanten
Dit zijn gegevens van mensen die een zwerf- of afstandsdier uit het asiel hebben geadopteerd. De gegevens die in Dipo worden bewaard zijn:
– Naam
– Adres
– Postcode en woonplaats
– Telefoonnummer
– Gegevens van het geadopteerde dier
Het doel van deze gegevens is om bij te houden om welk dier het gaat en contact te kunnen opnemen met de nieuwe eigenaar om te weten hoe het met het dier gaat.

– Excel spreadsheet
Tevens worden digitale gegevens bijgehouden in een Excel spreadsheet. In deze database staan de gegevens van medewerkers, vrijwillig medewerkers, bestuursleden en bewoners.
Deze gegevens bestaan uit:
– Voornaam
– Functiebenaming en werkzaamheden
– Achternaam
– Straat en huisnummer
– Postcode en woonplaats
– Telefoonnummer / Mobielnummer
– Geboortedatum
– E-mail adres
Het doel van deze gegevens is onderlinge bereikbaarheid voor de bedrijfsvoering. Deze lijst wordt aangepast indien zich wijzigingen voor doen.

– E-mail berichten.
Alle in en uitgaande e-mails worden één jaar bewaard. Indien e-mails langer bewaard dienen te worden, wordt hier een hard copy van gemaakt en in een dossier bewaard. De e-mail wordt verwijderd.

3. Hard copy gegevens
Deze documenten bestaan uit personele gegevens, stagiaire gegevens, vrijwillig medewerker gegevens, gegevens van op dat moment werkzame taakgestraften en alle overige gegevens ten behoeve van de bedrijfsvoering van de stichting zoals aktes, notulen, verslagen en bedrijfsdossiers. Deze gegevens zitten in een afsluitbaar archief en deze gegevens zijn alleen toegankelijk voor de beheerder en de coördinator.

Nieuwsbrief
Jaarlijks gaat er per post een nieuwsbrief uit naar klanten en donateurs.
Deze nieuwsbrief bevat informatie over het reilen en zeilen van de stichting, gerealiseerde activiteiten, geplande activiteiten en de vraag of zij (wederom) willen bijdrage aan de stichting.

4. Bijlagen